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Artikel Kollaboratives
Arbeiten mit Wikis im Unternehmensumfeld
31.10.2007
Kollaboratives Arbeiten mit Wikis im Unternehmensumfeld
Von Frank Bärmann
 Immer
mehr Unternehmen nutzen Wikis (auch WikiWiki und WikiWeb genannt)
für die interne Teamarbeit, für das Projektmanagement und als
Wissensbasis. Die besonderen Content-Management-Systeme scheinen
in der Unternehmenswelt einen echten Boom zu erleben. Warum aber
sind Wikis so beliebt? Welche technischen und organisatorischen
Voraussetzung muss ein Unternehmen für die Einführung und Etablierung
eines Wikis mitbringen?
WikiWiki ist hawaiianischen und heißt "schnell" "Schnell"
ist die Originalbedeutung des hawaiianischen Wortes WikiWiki,
von dem Wiki abgeleitet ist. "Schnell" trifft auch genau die Besonderheiten
und Vorteile eines Wiki: Es benötigt vom Benutzer kaum Einarbeitungszeit,
ist unkompliziert über den Browser zu bedienen und Änderungen
sind direkt nach dem Speichern sichtbar. Auf diese Weise können
die Mitarbeiter beim Wiki, im Vergleich zu komplizierten Knowledge-Management-Systemen,
einfacher ihr Wissen teilen.
Laut einer Umfrage an der Universität zu Köln kommt das Wiki immer
häufiger zum Einsatz. 58 % der befragten Unternehmen ein Wiki,
18 % haben eines geplant. 86 % der Unternehmen nannten als Grund
für die Einführung eines Wikis die einfache Benutzung. Weitere
Details zu der Umfrage gibt es unter
http://wikipedistik.de/umfrage/ergebnisse.html
Einsatzgebiete
Wikis lassen sich in vielerlei Hinsicht im Unternehmen einsetzen:
als Basis einer Wissensdatenbank, als Kommunikationsplattform,
als Projektmanagementwerkzeug oder zur Erstellen von Dokumentationen.
Das Wissen eines Unternehmens besteht nicht nur in Protokollen,
Spezifikationen und Datenbanken. Es steckt vor allem in den Köpfen
der eigenen Mitarbeiter. In einem Wiki kann jeder von ihnen seine
Ideen und Erfahrungen in seinen Bereichen niederschreiben. Jeder
kann diese Einträge ergänzen und eigene Erfahrungen beisteuern.
So wird aus einem Unternehmenswiki schnell ein zentraler Wissenspool.
Als zentrale Kommunikationsplattform für Unternehmen mit mehreren
Standorten optimiert es die Kommunikation zwischen Teams, Standorten
und Personen. Auf eine Arbeitsdatei kann von allen Computer-Systemen
zugegriffen werden, eine Änderung des Textes wird synchron auf
allen Systemen angezeigt.
Es können gemeinsam Meetings vorbereitet oder ganze Projekte
zentral verwaltet werden. In einem Wiki lassen sich Projektschritte
diskutieren, oder auch begleitendes Projektmaterial und Unterlagen
gesammelt ablegen.
Wiki - Technik und Syntax
Die wohl populärste Wiki-Engine ist die Open-Source-Engine MediaWiki,
die ursprünglich für Wikipedia entwickelt wurde. Inzwischen nutzen
tausende Wikis weltweit die Software. Zur Installation der MediaWiki-Software
benötigt man einen Webserver, der PHP 5 und MySQL 4.0 unterstützt.
Die Installation ist für einen geübten Webadmin ein Kinderspiel.
Die Textgestaltung bei MediaWiki erfolgt über eine spezielle Wiki-Syntax.
Die Seiten müssen mit speziellen Formatierungsanweisungen versehen
werden, zum Beispiel:
==Überschrift zweiter Ordnung==
''kursiver Text''
'''fetter Text'''
[[Verweis auf eine andere Seite]]
Zurzeit arbeiten die großen Wiki-Unternehmen Wikia und Socialtext
an einer WYSIWYG-Lösung für MediaWiki mit dem Namen Wikiwyg. Wikiwyg
erlaubt, zwischen WYSIWYG-Modus und Wiki-Syntax hin und her zu
schalten.
Weitere Infos zu MediaWiki und der Syntax findet man unter http://meta.wikimedia.org/wiki/Hilfe:Handbuch
Organisatorische Herausforderungen
Die erste und grundsätzlichste Entscheidung, die ein Unternehmen
vor der Einführung eines Wiki treffen muss, lautet: "Passt ein
Wiki in die Unternehmenskultur oder nicht?" Dadurch, dass alle
Mitarbeiter (fast) gleichberechtigt an einem Wiki mitarbeiten
dürfen, werden hierarchische Strukturen im Unternehmen aufgebrochen
und es entsteht ein informelles Kommunikationsklima.
Diskussionen und Meinungsunterschiede über die Wiki-Inhalte sind
durchaus üblich. Sollte ein Chef oder Vorstand so was nicht vertragen
können, sollten er und sein Unternehmen die Finger von einem Wiki
lassen.
Neben dieser grundsätzlichen Entscheidung müssen natürlich zahlreiche
weitere Fragen diskutiert und geklärt werden. Wie grenzt sich
das Wiki zu bestehenden Informationssystemen (DMS, CMS, E-Mail,
Intranet) ab? Welche Informationen sollen im Wiki gesammelt werden?
Wie wird Teamarbeit im Unternehmen organisiert?
Wer bekommt welche Rechte?
Sind diese und weitere grundsätzliche organisatorische und kulturelle
Fragen abgearbeitet, wird das Wiki aufgesetzt und langsam gefüllt.
Idealerweise überlegt sich ein Projektteam eine Struktur. Welche
Punkte gehören in die Navigation? Wie soll die Suche gestaltet
werden? Erst dann beginnt man, Inhalte einzutragen.
Da sehr viele Menschen bereits an dem Parade-Wiki Wikipedia mitgeschrieben
haben, wird eine Nutzung von MediaWiki zu einem großen Look &
Feel und eine niedrigere Hemmschwelle führen. Und selbstverständlich
sollte das Wiki-Team mit gutem Beispiel voran gehen, das Wiki
ausführlich einführen und regelmäßig propagieren. Fazit
Trotz ihres Potenzials als Kommunikations- und Kollaborationsplattform
ist der Weg für Wikis in Unternehmen noch weit. Durch den Erfolg
von Wikipedia und die damit gestiegene Aufmerksamkeit für Wikis
sowie die Entwicklung von speziellen Wiki-Unternehmenslösungen
wie TWiki, "Jotspot" oder "Socialtext" könnte ein Durchbruch aber
beschleunigt werden.
Momentan kann ein Wiki vor allem für kleine und mittlere Unternehmen
eine preiswerte und einfach zu bedienende Alternative zu teuren
Groupware-Paketen sein. Langfristig ist zu erwarten, dass die
Wiki-Technologie um zusätzliche Groupware-Funktionen erweitert
oder aber in traditionelle Groupware-Plattformen integriert wird.
Frank Bärmann (http://www.aixpressive.de)
ist Marketingberater insbesondere für kleinere Mittelständler,
der ein breites Spektrum an Leistungen anbietet. Er betreibt zusätzlich
zu seiner Website den KMU-Marketing-Blog.
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