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Wie Sie Pressegespräch und Pressekonferenz optimal nutzen

Von  Klemens Wanke

Im Kontakt mit der Presse gibt es einiges an Regeln zu beachten. In diesem Beitrag können Sie lesen, wie man es richtig macht.

In der ersten Folge der Reihe Online-PR habe ich die Unterschiede von PR und Werbung erläutert, im zweiten Teil ging es um das meistbenutzte Instrument der Öffentlichkeitsarbeit, die Pressemeldung. Heute möchte ich einen weiteren probaten Baustein der PR vorstellen, Pressegespräch und Pressekonferenz.

Zu kommen muss sich lohnen

Wer die Presse informieren möchte, um anschließend positiv dargestellt zu werden, muss einen nachvollziehbaren Grund haben, wenn er Medienvertreter zu einem Gespräch oder einer Konferenz einlädt. Wenn nicht, kommt im besten Fall kein Journalist, im schlechtesten gibt es eine negativen Bericht oder bei nächster Gelegenheit eine entsprechende Anmerkung.

Das Gespräch mit der Presse gehört zu den klassischen Instrumenten der Öffentlichkeitsarbeit. Im direkten Dialog kann am besten Verständnis geweckt und Vertrauen erworben werden. Auch hier gilt: Weniger ist mehr, einmal pro Jahr reicht. Anders gestaltet sich diese Empfehlung, wenn Kapitalgesellschaften quartalsweise informieren müssen. Aber das ist ein Extra-Kapitel.

Ganz wichtig: Der Anlass muss stimmen. Ob Beteiligung an einer Messe, Inbetriebnahme oder Schließung einer Betriebsstätte, Vorstellung eines Neuprodukts oder Abschluss des Geschäftsjahres - es muss ein Thema mit Nachrichtenwert sein - sonst kommen die Journalisten erst gar nicht.

Zu einer kleinen und mittelgroßen Firma strömen die Medienvertreter nur, wenn sie etwas ganz Wichtiges mitzuteilen hat. Dann darf es auch eine Pressekonferenz sein mit vielen Gästen, mehreren Referenten und einem Rahmenprogramm.

Klein, aber fein

Ein Pressegespräch findet im kleinen Kreis statt. Entweder im Unternehmen, damit die Gäste auch etwas besichtigen können, falls es passt. Sonst immer an einem zentralen, gut erreichbaren Ort. Am besten in einem Hotel/Restaurant, damit der Bewirtungsservice gewährleistet ist.

Dabei gilt:

• Erfrischungsgetränke, Kaffee und Tee immer,
• Alkohol nur zu einem Essen.
• m Wenn ein Imbiss gereicht wird oder die Gäste sogar abschließend zu einem Essen eingeladen werden, sollte das in der Einladung stehen. Ein Essen bietet auf jeden Fall die günstige Gelegenheit, "zwanglos" zu plaudern und eine persönliche Atmosphäre zu schaffen.

Presseveranstaltungen sollten dienstags, mittwochs oder donnerstags stattfinden, nicht in Wochenendnähe. Am besten um 11 Uhr oder um 15 Uhr beginnen. Der Informationsteil sollte möglichst nicht länger als eine Stunde dauern: Journalisten haben meistens mehrere Termine an einem Tag zu absolvieren.

Rechtzeitig vorbereiten, rechtzeitig einladen

Die Arbeit beginnt schon Monate vorher! Es müssen Thema, Termin, Ort, Rahmen und Teilnehmer festgelegt werden. Die Einladung ist frühzeitig zu verschicken: Je aktueller das Medium, desto kurzfristiger darf eingeladen werden: Fachzeitschriften sollten die Einladung vier bis sechs Wochen, die Tagespresse zwei bis drei Wochen vorher auf dem Tisch haben. Zusätzlich eine Erinnerung 2-3 Tage vor der Veranstaltung einplanen.

Die Einladung enthält folgende Angaben:

• Veranstalter
• Anlass
• Datum
• Zeitpunkt und voraussichtliche Dauer
• Ort der Veranstaltung, ev. Beschreibung des Anfahrwegs, Hinweis auf Parkmöglichkeiten.

Der Einladung eine Antwortkarte beilegen, auf der Teilnahme oder Verhinderung und Wunsch nach Informationsmaterial angekreuzt werden können. Adressaten, die sich zwei Woche nach Erhalt der Einladung noch nicht gemeldet haben, werden telefonisch noch einmal auf den Termin hingewiesen und ihre Teilnahme erfragt.

Pressemappen

Auch wenn die wichtigsten Informationen mündliche gegeben werden sollen und in einem Gespräch weitere Details genannt werden, müssen Pressemappen vorbereitet und produziert werden. Sie sollen dem Journalisten die Arbeit erleichtern, wenn er die Meldung schreibt. Außerdem informiert er diejenigen, die an der Veranstaltung nicht teilnehmen konnten. Deshalb enthält die Pressemappe alle wichtigen Fakten, über die informiert wurde:

• Deckblatt
• Teilnehmerliste mit Vor- und Zunamen der teilnehmenden Firmenvertreter sowie der voraussichtlich teilnehmenden Journalisten
• Firmendatenblatt mit Stichworten der Firmengeschichte und -struktur
• Pressemeldung zum Anlass passend
• Hintergrundartikel
• Foto-/Illustrationsmaterial

Falls Reden gehalten werden, gehören die Texte ebenfalls in die Pressemappe. Vor der Veranstaltung werden die Mappen verteilt: Journalisten blättern gerne vorher darin und machen sich Notizen. Ein Notizblock und ein Schreibgerät als kleines Präsent "schaden" nicht. Namensschilder sollten vorbereitet werden, die sich jeder mit an seinen Platz nimmt.

Die Wichtigsten stehen Rede und Antwort

So gut wie möglich sollte man sich auf mögliche Fragen vorbereiten. Auch die Reihenfolge der Redebeiträge wird vorher festgelegt. Der Chef persönlich eröffnet die Veranstaltung. Er kann sie auch selbst leiten und läßt Fachthemen von Spezialisten behandeln.

Nicht mehr als fünf Personen sollten auf dem Podium/am Tisch sitzen. Charme und Persönlichkeit gehören dazu, um einen Spannungsbogen aufzubauen. Wie gesagt: Nach einer Stunde sollte das Wichtigste gesagt sein. Eine Diskussion kann sich anschließen, falls nötig. Auf jeden Fall steht die Firmenspitze für Fragen zur Verfügung. Keine Frage darf ohne Antwort bleiben! Selbst wenn man bestimmte Dinge nicht sagen möchte, sollte man sich vorher eine Formulierung oder Floskel dafür überlegt haben.

Nach der Veranstaltung ist vor der (nächsten) Veranstaltung

Je mehr Medien über die Veranstaltungen berichten, desto besser. Genauso wichtig ist aber, einen guten Kontakt zu den Medienvertretern aufgebaut zu haben. Sie sollten mit der Gewissheit nach Hause fahren, etwas Interessantes von einem Unternehmen erfahren zu haben, das die Öffentlichkeit gerne und regelmäßig informiert.

Am besten verspricht die Firma gleich am Schluss der Veranstaltung, im nächsten Jahr wieder einzuladen. Ebenso gilt: Lieber morgen anfangen, als heute noch lange und zu gründlich planen.

Hilfe, jetzt wird's konkret

Die hier geschilderten Beispiele sind nur zwei von vielen Instrumenten der modernen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Je nach Zielgruppe empfehlen sich auch ganz andere Mittel. Wer mehr dazu wissen möchte, findet viel Literatur in Buchläden und Büchereien.

Natürlich warten auch fähige Agenturen und unabhängige Berater (wie ich) auf interessante Aufgaben und neue Aufträge. Ob Sie diese wichtige Arbeit selbst machen oder Spezialisten beauftragen, hängt vom persönlichen Zuschnitt ab. Ganz billig ist professionelle Pressearbeit nicht zu haben: Orientieren Sie sich bei den Stundensätzen am Honorar Ihres Steuerberaters, dann erleben Sie keine unangenehme Überraschung. Dafür können Sie aber auch professionelle Arbeit verlangen.

Wer viel Geld von Ihnen "nur" dafür verlangt, dass er "Jubelnachrichten" in der Boulevardpresse unterbringt, ist ein Scharlatan: Schlechte Nachrichten finden immer den Weg in die Medien, gute, nützliche und spannende Informationen nimmt jede Redaktion gerne auf - sie sucht leider selten direkt danach! Deshalb gilt: PR ist Bringschuld!

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